# portalIO > portalIO ist eine SaaS-Produktfamilie der AIDA ORGA Dortmund GmbH für Unternehmen in Deutschland: Besucherverwaltung (portalIO Visit), Hinweisgebersystem nach HinSchG (portalIO Trust), Schichtbörse (portalIO Shift) und Online-Terminbuchung (portalIO Booking). Alle Produkte werden in Deutschland entwickelt und gehostet, sind auf DSGVO-Konformität ausgelegt und einzeln buchbar. - Anbieter: AIDA ORGA Dortmund GmbH, Planetenfeldstr. 100a, 44379 Dortmund, Deutschland - Erfahrung: seit 1979 in Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle - Kontakt: info@portal-io.de, +49 231 557 161-0 - Website: https://portal-io.de/ Jedes Produkt ist einzeln buchbar und funktioniert ohne die anderen. Wer mehrere Produkte nutzt, meldet sich mit demselben Zugang an. ## portalIO Visit Kategorie: Digitale Besucherverwaltung (SaaS) Produktseite: https://portal-io.de/visit Faktenseite: https://portal-io.de/produkte/visit portalIO Visit ist eine DSGVO-konforme, cloudbasierte Besucherverwaltung aus Deutschland. Sie lädt Gäste per E-Mail mit QR-Code ein, checkt sie am Empfang per Scan oder Self-Service ein, informiert den Gastgeber automatisch und löscht Besucherdaten nach der Frist, die Sie festlegen. Anbieter ist die AIDA ORGA Dortmund GmbH. ### Für wen - Unternehmen mit Empfang oder Pforte, die Gäste digital statt auf Papier erfassen wollen - Standorte mit Dienstleistern, Lieferanten und wiederkehrenden Gästen - Organisationen, die Besuche freigeben oder Sicherheitsunterweisungen dokumentieren müssen ### Funktionen - Einladung per E-Mail mit QR-Code, auf Wunsch als Ticket für Apple Wallet und Google Wallet (Add-on) - Check-in am Empfang, per QR-Code (ab Business) oder als Self-Service für spontane Gäste - Automatische E-Mail an den Gastgeber, sobald der Gast eingecheckt ist - Freigabe von Besuchen vor der Einladung (ab Business), auf Wunsch mit Prüfung gegen Sanktionslisten - Digitale Bestätigung von Sicherheitsunterweisung oder NDA vor dem Besuch - Dauerhafte QR-Ausweise für Dienstleister und wiederkehrende Gäste - Besucherhistorie mit Check-in, Check-out und bestätigten Pflichtinformationen - Anbindung an Office 365 und Anmeldung per Microsoft Entra ID - Läuft im Browser auf Tablet, Smartphone und PC, ohne spezielle Hardware ### Datenschutz und Sicherheit - Entwickelt und gehostet in Deutschland - Die AIDA ORGA Dortmund GmbH ist nach ISO 27001 zertifiziert - Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage - Anmeldung auf Wunsch per Single Sign-on mit Microsoft Entra ID oder Okta - Sensible Besucherdaten werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert - Automatische Löschung von Besucherdaten nach selbst festgelegten Fristen - Rollen für Empfang, Gastgeber und Administration, Nachweise exportierbar ### Preise - Basic: 69,00 € pro Monat oder 690,00 € pro Jahr (bis 30 Mitarbeitende, bis 100 Besuche im Monat, bis 1 Benutzerkonten) - Business: 159,00 € pro Monat oder 1.590,00 € pro Jahr (bis 100 Mitarbeitende, bis 2500 Besuche im Monat, bis 5 Benutzerkonten) - Enterprise: Auf Anfrage (Individuell kalkuliert) Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise. Einstieg: 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Einstellungen und Besuche bleiben nach der Testphase erhalten. ### Häufige Fragen **Wie schnell ist portalIO Visit eingerichtet?** Sie legen Standort, Gebäude und die ersten Gastgeber an und können danach sofort Gäste einladen. Für den Check-in am Empfang reicht ein Tablet oder PC mit Browser. **Welche Check-in-Varianten gibt es?** In allen Paketen: manueller Check-in am Empfang und Self-Service für spontane Gäste. Ab Business kommt der Check-in per QR-Code dazu, Tickets für Apple und Google Wallet gibt es als Add-on. **Wie erfährt der Gastgeber, dass sein Gast da ist?** Sobald der Gast eingecheckt ist, bekommt der Gastgeber automatisch eine E-Mail. Der Empfang muss niemanden suchen oder anrufen. **Wie geht portalIO Visit mit Besucherdaten um?** Sensible Daten werden mit AES-256 verschlüsselt und in Deutschland gehostet. Besucherdaten löschen sich nach der Frist, die Sie festlegen. Rollen sorgen dafür, dass Empfang, Gastgeber und Administration nur sehen, was sie brauchen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit. **Können Besuche vorab freigegeben werden?** Ja, ab Business. Muss ein Besuch genehmigt werden, geht die Einladung erst nach der Freigabe an den Gast. Auf Wunsch prüft portalIO Visit Gäste außerdem gegen Sanktionslisten. **Brauche ich spezielle Hardware oder eine App?** Nein. portalIO Visit läuft im Browser auf Tablet, Smartphone und PC. Für den QR-Check-in genügt ein Gerät mit Kamera. **Was kostet portalIO Visit?** Basic kostet 69 € im Monat, Business 159 € im Monat. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise. Enterprise kalkulieren wir nach Ihrem Bedarf. Alle Preise zzgl. MwSt. **Was passiert nach den 30 Testtagen?** Machen Sie weiter, wird Ihr Testzugang zum regulären Zugang. Einstellungen, Gastgeber und Besuche bleiben erhalten, Sie müssen nichts neu aufsetzen. ## portalIO Trust Kategorie: Hinweisgebersystem nach HinSchG (SaaS) Produktseite: https://portal-io.de/trust Faktenseite: https://portal-io.de/produkte/trust portalIO Trust ist ein Hinweisgebersystem für die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), entwickelt und gehostet in Deutschland. Hinweise gehen anonym oder vertraulich ein, die Fristen von 7 Tagen und 3 Monaten werden überwacht und jeder Bearbeitungsschritt steht im Audit-Log. Anbieter ist die AIDA ORGA Dortmund GmbH. ### Für wen - Unternehmen ab 50 Beschäftigten, die nach HinSchG eine interne Meldestelle brauchen - Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften und einer gemeinsamen Meldestelle - Compliance-Beauftragte und Fallbearbeiter, die Fristen und Dokumentation nachweisen müssen ### Funktionen - Meldung ohne Konto per Web-Formular und E-Mail, ab Business auch telefonisch oder per Post - Anonyme oder vertrauliche Meldungen, Kontakt über Zugangscode und PIN - Fristenüberwachung: Eingangsbestätigung nach 7 Tagen, Rückmeldung nach 3 Monaten - Benannte Zuständigkeit pro Fall, interne Notizen getrennt von Nachrichten an die hinweisgebende Person - SLA-Dashboard mit Eskalation und Zuweisung per Round-Robin (ab Business) - Gemeinsame Meldestelle für mehrere Gesellschaften (Add-on ab Business) - Lückenloses Audit-Log, Export von Fällen und Verläufen - Versand von Statusmails auf Wunsch über Ihren eigenen SMTP-Server ### Datenschutz und Sicherheit - Entwickelt und gehostet in Deutschland - Die AIDA ORGA Dortmund GmbH ist nach ISO 27001 zertifiziert - Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage - Anmeldung auf Wunsch per Single Sign-on mit Microsoft Entra ID oder Okta - Meldeinhalte und Identitätsangaben feldweise mit AES-256-GCM verschlüsselt, Übertragung per TLS - Zugriff nur für benannte Fallbearbeiter und Compliance-Beauftragte - Anhänge, Belege und Audio verschlüsselt auf Servern in Deutschland ### Preise - Basic: 74,90 € pro Monat oder 749,00 € pro Jahr (bis 75 Beschäftigte, bis 1 Fallbearbeiter) - Business: 174,90 € pro Monat oder 1.749,00 € pro Jahr (bis 150 Beschäftigte, bis 2 Fallbearbeiter) - Enterprise: Auf Anfrage (Individuell kalkuliert) Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise. Keine Gebühren pro Fall. Einstieg: Start mit einem Einführungsgespräch, in dem Rollen, Meldewege und Paket geklärt werden. ### Häufige Fragen **Erfüllt portalIO Trust die Anforderungen des HinSchG?** portalIO Trust bildet die Pflichten der internen Meldestelle ab: Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen, Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten, vertrauliche Bearbeitung und Dokumentation jedes Schritts im Audit-Log. **Können Hinweise anonym abgegeben werden?** Ja. Hinweisgebende brauchen kein Konto. Nach der Meldung erhalten sie einen Zugangscode und legen eine PIN fest. Damit sehen sie den Stand ihrer Meldung und beantworten Rückfragen, ohne ihre Identität preiszugeben. **Über welche Kanäle kann gemeldet werden?** In allen Paketen per Web-Formular und E-Mail. Ab Business erfassen Sie zusätzlich Meldungen, die telefonisch oder per Post eingehen. **Wer kann die Meldungen lesen?** Nur Personen mit einer Trust-Rolle, also die von Ihnen benannten Fallbearbeiter und Compliance-Beauftragten. Meldeinhalte sind mit AES-256-GCM verschlüsselt. Wer andere portalIO-Produkte nutzt, hat darüber keinen Zugriff auf Meldungen. **Wie behalten wir die Fristen im Blick?** Jeder Fall zeigt, wann Eingangsbestätigung und Rückmeldung fällig sind. portalIO Trust erinnert rechtzeitig. Ab Business zeigt ein SLA-Dashboard alle Fristen auf einen Blick und eskaliert, wenn etwas liegen bleibt. **Können mehrere Gesellschaften eine Meldestelle teilen?** Ja. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ist eine gemeinsame Meldestelle zulässig. Sie ist ab Business als Add-on verfügbar. **Was kostet portalIO Trust?** Basic kostet 74,90 € im Monat, Business 174,90 € im Monat. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise. Enterprise kalkulieren wir nach Ihrem Bedarf. Es gibt keine Gebühren pro Fall. Alle Preise zzgl. MwSt. **Wie läuft die Einführung ab?** In einem Einführungsgespräch klären wir Rollen, Meldewege und Paket. Danach wird die Meldestelle eingerichtet, Sie geben den Meldeweg intern bekannt und können Hinweise entgegennehmen. ## portalIO Shift Kategorie: Schichtbörse und Schichtplanung (SaaS) Produktseite: https://portal-io.de/shift Faktenseite: https://portal-io.de/produkte/shift portalIO Shift ist eine Schichtbörse aus Deutschland. Sie zeigt Lücken im Schichtplan, schreibt offene Schichten gezielt an passende Mitarbeitende aus und prüft vor jeder Zusage die Ruhezeit nach § 5 ArbZG, Überschneidungen und Qualifikationen. Anbieter ist die AIDA ORGA Dortmund GmbH. ### Für wen - Betriebe mit Schichtarbeit, etwa in Produktion, Logistik, Pflege oder Handel - Schichtleitungen, die offene Schichten ohne Rundruf besetzen wollen - Mitarbeitende, die Zusatzschichten selbst auswählen möchten ### Funktionen - Wochenplanung mit Soll-Ist-Vergleich für jede Schicht - Ausschreibungen nur für passende Abteilungen und Qualifikationen, gestaffelt nach Stufe A, B und C - Bewerbung mit einem Klick, Sortierung nach Passung und Auslastung - Automatische Prüfung von 11 Stunden Ruhezeit, Überschneidungen und Qualifikation - Warteliste mit automatischem Nachrücken bei Absagen - Zuschläge, Boni oder Zeitgutschriften direkt in der Ausschreibung - Vorlagen und Serien, CSV-Import, Export als PDF oder CSV - Kalender-Abo für Mitarbeitende und Aktivitätsprotokoll mit CSV-Export ### Datenschutz und Sicherheit - Entwickelt und gehostet in Deutschland - Die AIDA ORGA Dortmund GmbH ist nach ISO 27001 zertifiziert - Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage - Anmeldung auf Wunsch per Single Sign-on mit Microsoft Entra ID oder Okta - Rollen für Administration, Schichtleitung und Mitarbeitende - Ausschreibungen sind nur für die vorgesehenen Abteilungen sichtbar ### Preise - Starter: 59 € pro Monat oder 590 € pro Jahr (Bis 30 Mitarbeitende) - Business: 149 € pro Monat oder 1.490 € pro Jahr (Bis 100 Mitarbeitende) - Enterprise: Auf Anfrage (Mehr als 100 Mitarbeitende) Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise. Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten. Einstieg: Start mit einem persönlichen Gespräch über Ihre heutige Planung. ### Häufige Fragen **Für wen ist portalIO Shift gedacht?** Für Betriebe mit Schichtarbeit, in denen Lücken kurzfristig besetzt werden müssen, etwa in Produktion, Logistik, Pflege oder Handel. portalIO Shift ersetzt Rundrufe und Gruppenchats durch einen nachvollziehbaren Ablauf. **Welche Regeln prüft portalIO Shift?** Die Mindestruhezeit von 11 Stunden nach § 5 ArbZG, Überschneidungen mit anderen Schichten und die geforderten Qualifikationen. Geprüft wird bei jeder Bewerbung und noch einmal bei jeder Zusage. **Wer sieht eine offene Schicht?** Nur Mitarbeitende aus den Abteilungen, für die sie ausgeschrieben ist, und mit passender Qualifikation. Auf Wunsch sehen die erfahrensten Mitarbeitenden die Schicht zuerst. **Wie wird entschieden, wer die Schicht bekommt?** Die Schichtleitung entscheidet. portalIO Shift sortiert die Bewerbungen nach Passung und Auslastung und sperrt alle, bei denen eine Regel nicht erfüllt ist. Wer nicht zum Zug kommt, steht auf der Warteliste. **Brauchen Mitarbeitende eine App?** Nein. portalIO Shift läuft im Browser auf Smartphone und PC. Über neue passende Schichten informiert eine E-Mail, sofort oder als Tagesübersicht. **Wie melden sich Mitarbeitende an?** Mit einem eigenen Zugang oder per Single Sign-on über Microsoft Entra ID oder Okta. Administration, Schichtleitung und Mitarbeitende sehen jeweils nur, was sie brauchen. **Was kostet portalIO Shift?** Starter kostet 59 € im Monat für bis zu 30 Mitarbeitende, Business 149 € im Monat für bis zu 100 Mitarbeitende. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise. Für größere Belegschaften erstellen wir ein Angebot. Alle Preise zzgl. MwSt. **Kann ich portalIO Shift ohne andere portalIO-Produkte nutzen?** Ja. portalIO Shift braucht kein anderes Produkt. Visit, Trust oder Booking können Sie später ergänzen, mit derselben Anmeldung. ## portalIO Booking Kategorie: Online-Terminbuchung (SaaS) Produktseite: https://portal-io.de/booking Faktenseite: https://portal-io.de/produkte/booking portalIO Booking ist eine Online-Terminbuchung aus Deutschland. Kunden buchen Einzel- und Gruppentermine über ein Widget auf Ihrer Website oder eine eigene Buchungsseite, ohne Kundenkonto. Bestätigungen und Erinnerungen gehen automatisch raus, Kalender aus Outlook oder Google bleiben synchron. Anbieter ist die AIDA ORGA Dortmund GmbH. ### Für wen - Beratung und Vertrieb in Unternehmen - Behörden mit Bürgerservice, Arztpraxen und Physiotherapie - Coaching, Friseur und Kosmetik sowie Schulungsanbieter ### Funktionen - Widget für die eigene Website: im Seiteninhalt, als Fenster oder als schwebender Button - Einzeltermine mit Beraterwahl und Gruppentermine mit fester Platzzahl - Buchung ohne Kundenkonto, Verwaltung der Termine per Link aus der E-Mail - Bestätigung und automatische Erinnerung per E-Mail, bei Online-Terminen mit Teams-Link - Abgleich mit Google- und Outlook-Kalendern gegen Doppelbuchungen (Business) - Online-Zahlung über Stripe und Gutscheincodes (Business) - Eigene Pflichtfelder und Einwilligungen pro Terminart - Webhooks an CRM, n8n oder eigene Systeme ### Datenschutz und Sicherheit - Entwickelt und gehostet in Deutschland - Die AIDA ORGA Dortmund GmbH ist nach ISO 27001 zertifiziert - Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage - Anmeldung auf Wunsch per Single Sign-on mit Microsoft Entra ID oder Okta - Sensible Felder werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert - Das Widget lässt sich nur auf freigegebenen Websites einbetten - Kunden exportieren ihre Daten selbst im Kundenbereich ### Preise - Basic: 17 € pro Monat oder 170 € pro Jahr (1 Kalender inklusive, weitere Kalender 4 € im Monat) - Business: 35 € pro Monat oder 350 € pro Jahr (1 Kalender inklusive + Team-Funktionen, weitere Kalender 6 € im Monat) Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise. Einstieg: 30 Tage kostenlos testen, mit den eigenen Terminarten. ### Häufige Fragen **Wie kommt die Buchung auf unsere Website?** Sie kopieren ein kurzes Code-Snippet in Ihre Website. Das Widget erscheint dann direkt im Seiteninhalt, als Fenster nach einem Klick oder als schwebender Button. Sie legen fest, auf welchen Domains es eingebunden werden darf. Ohne Website nutzen Sie einfach die Buchungsseite unter Ihrem eigenen Link. **Welche Termine lassen sich buchen?** Einzeltermine, auf Wunsch mit Auswahl der Beraterin oder des Beraters, und Gruppentermine mit fester Platzzahl. Pro Terminart stellen Sie Dauer, Pufferzeiten und eigene Fragen im Buchungsformular ein und entscheiden, ob Buchungen erst freigegeben werden müssen. **Wie verhindert Booking Doppelbuchungen?** Im Business-Paket verbinden Sie Google- oder Outlook-Kalender. Termine, die dort bereits stehen, sind im Widget automatisch nicht buchbar, und neue Buchungen landen direkt im Kalender. **Brauchen unsere Kunden ein Konto?** Nein. Gebucht wird ohne Kundenkonto. Über einen Link per E-Mail öffnen Kunden ihre Termine, verschieben oder stornieren sie und laden ihre Daten bei Bedarf herunter, ganz ohne Passwort. **Kann man online bezahlen?** Im Business-Paket ja. Die Zahlung läuft über Stripe direkt in der Buchung, Gutscheincodes lassen sich ebenfalls einlösen. Das Geld geht direkt an Ihr eigenes Stripe-Konto. **Für welche Branchen eignet sich portalIO Booking?** Überall, wo Termine vergeben werden: Beratung und Vertrieb in Unternehmen, Bürgerservice in Behörden, Arztpraxen und Physiotherapie, Coaching, Friseur und Kosmetik sowie Schulungen mit mehreren Teilnehmenden. **Funktioniert Booking auch ohne portalIO Visit?** Ja, Booking ist ein eigenständiges Produkt. Nutzen Sie zusätzlich Visit, wird aus einem bestätigten Termin im Business-Paket auf Wunsch automatisch ein angemeldeter Besuch am Empfang. **Was kostet portalIO Booking?** Basic kostet 17 € im Monat, Business 35 € im Monat, jeweils mit einem Kalender. Jeder weitere Kalender kostet in Basic 4 € und in Business 6 € im Monat. Buchungen und Terminarten sind unbegrenzt. Alle Preise zzgl. MwSt. ## Unternehmen - [Über uns](https://portal-io.de/about) - [Impressum](https://portal-io.de/rechtliches/impressum) - [Datenschutzerklärung](https://portal-io.de/rechtliches/datenschutz) - [AGB](https://portal-io.de/rechtliches/agb)