Prozess-Durchlauf im Video
Hinweisgeberschutz · HinSchG · Made in Germany
Interne Meldestelle.
Ohne Excel-Chaos.
Ab 50 Mitarbeitenden verlangt das HinSchG eine interne Meldestelle. portalIO Trust gibt Ihnen Fristen, Rollen und Dokumentation in einem System – gehostet in Deutschland, mit AES-256-Verschlüsselung.
Was Compliance und IT zuerst prüfen
ISO
ISO 27001
Zertifizierte Informationssicherheit bei AIDA ORGA Dortmund GmbH
HinSchG
HinSchG
7-Tage- und 3-Monats-Fristen im System
DE
Hosting
Rechenzentren in Deutschland
256
AES-256
Verschlüsselte Speicherung sensibler Meldungen
HinSchG-Kennzahlen auf einen Blick
7 Tage
Eingangsbestätigung (HinSchG)
3 Monate
Rückmeldung an Hinweisgeber
Bis zu 4
Meldekanäle je Paket
AES-256
Verschlüsselung
Funktionen
Was Ihre Meldestelle im Alltag braucht.
Nicht die längste Feature-Liste. Sondern der Ablauf von der Einreichung bis zur dokumentierten Rückmeldung – inklusive Fristen und Zugriffsrechten.
01
Anonym oder vertraulich
Hinweise per Web-Formular, E-Mail und – je nach Paket – Telefon oder Post. Anonyme Meldungen bleiben über Token und PIN rückmeldefähig.
02
AES-256-Verschlüsselung
Meldedaten liegen AES-256-GCM-verschlüsselt; die Übertragung läuft über TLS.
03
DSGVO und HinSchG
Rollen, Zugriffe und Dokumentation sind so gebaut, dass Datenschutz und Hinweisgeberschutz im selben Ablauf greifen.
04
Fristen im Blick
Eingangsbestätigung in 7 Tagen, Rückmeldung in 3 Monaten – mit Erinnerungen und Eskalation, bevor die Frist knappt.
05
Mehrere Meldewege
Web und E-Mail im Einstieg; Telefon und Post in höheren Paketen, wenn Ihre Beschäftigten andere Kanäle brauchen.
06
Fall-Dashboard
Status, Zuständigkeit, SLA und Audit-Log an einem Ort – damit HR, Legal und Compliance denselben Stand sehen.
Ablauf
Vom Hinweis bis zur Rückmeldung – im selben System
Viele Scheitern nicht am Formular, sondern an Übergaben, Fristen und fehlender Historie. Genau dort setzt portalIO Trust an.
Die HerausforderungStatus quo
Typische Stolperstellen vor dem Go-live
- Das Gesetz ist bekannt – der Alltag zwischen HR, Legal und Compliance oft nicht
- Niemand weiß genau, wer den Fall führt und wer rückmeldet
- Kalender und Postfächer ersetzen keine Fristensteuerung
- Dokumentation entsteht nebenbei und fehlt später in Prüfungen
Die LösungportalIO Trust
Was sich mit portalIO Trust ändert
- Fester Ablauf vom Eingang bis zum Abschluss – mit benannter Verantwortung
- 7-Tage-Bestätigung und 3-Monats-Rückmeldung inkl. Erinnerungen
- Verschlüsselte Verarbeitung, auch bei anonymen Hinweisen
- Bearbeitungsschritte im Audit-Log, nachvollziehbar für interne Prüfung
Einreichung Schritt für Schritt
Im Video: Kanal wählen, Hinweis erfassen, PIN setzen, später den Status mit Token prüfen – so wie Hinweisgebende es erleben.
- – Auswahl des Meldekanals
- – Geführte Schritt-für-Schritt-Erfassung
- – Zusammenfassung und Einreichung
- – Sicherheits-PIN für Statuszugriff
- – Login in die Status-Seite mit Token und PIN
Integrationen
Anbindung an Ihre bestehende IT.
portalIO Trust sitzt auf derselben Plattform wie Visit: ein Login, gemeinsame Sicherheitsbasis, Hosting in Deutschland.
01
Plattform-SSO
Mitarbeitende melden sich mit dem bestehenden Unternehmenskonto an – Microsoft Entra ID, OKTA oder ein generischer OIDC-Provider.
- Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD)
- OKTA
- Generische OIDC-Provider
02
Gemeinsame Meldestelle
Eine zentrale Bearbeitung für mehrere Gesellschaften: getrennte Portale nach außen, ein Fallteam nach innen.
- Mandantenspezifische Meldeportale
- Getrennte Statusabfrage je Mandant
- Zuweisung nach Falllast (Round-Robin)
03
Verschlüsselter Objektspeicher
Anhänge, Belege und Audio liegen verschlüsselt auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland.
- Hosting in Deutschland (Hetzner)
- AES-256-GCM-Feldverschlüsselung
- Gesicherte Download- und Stream-Endpunkte
04
E-Mail-Infrastruktur
Eingangsbestätigung, Fristen-Erinnerungen und Statusmails – wahlweise über Ihren eigenen SMTP-Server.
- Automatische Fristen-Erinnerungen
- Eigener SMTP-Server möglich
- Vorlagen für die Reporter-Kommunikation
Zielgruppen
Vom ersten Pflichtfall bis zur Konzern-Meldestelle.
Die Anforderungen wachsen mit der Organisation – nicht mit der Feature-Liste. Basic deckt den Einstieg ab; Business und Enterprise kommen, wenn Kanäle, Fallzahlen oder Mandanten dazukommen.
01
KMU ab 50 Mitarbeitenden
Pflicht erfüllen, ohne ein Konzern-GRC-Projekt zu starten. Einstieg ab 74,90 €/Monat mit den zentralen HinSchG-Funktionen.
02
Mittelstand
Mehr Kanäle, SLA-Dashboard und Rollen für Teams, die HR, Legal und Compliance parallel einbinden.
03
Konzerne & Shared Services
Gemeinsame Meldestelle über mehrere Gesellschaften – mit getrennten Portalen und zentraler Fallbearbeitung.
04
Behörden & NGOs
Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit und Dokumentation – mit Hosting in Deutschland und nachvollziehbaren Zugriffsrechten.
Vorteile
Fristen halten. Nachweise führen. Aufwand senken.
Bußgelder und Reputationsrisiken entstehen oft nicht am Formular, sondern an vergessenen Fristen und fehlender Dokumentation. portalIO Trust hält beides im Alltag sichtbar.
01
7 / 3
Tage bis zur Bestätigung, Monate bis zur Rückmeldung – im System geführt
02
AES-256
Verschlüsselung für Meldedaten, Anhänge und Statuszugang
03
SLA
Dashboard mit Erinnerung und Eskalation vor Fristende
04
Weniger
Handarbeit in Postfächern und Tabellen – mehr Zeit für die Bewertung
Statistik & AuswertungCompliance-Überblick
Herkunft & Vertrauen
Aus der Praxis. Nicht aus dem Labor.
portalIO ist ein Produkt der AIDA ORGA Dortmund GmbH. Seit 1979 entwickelt AIDA Lösungen für Zeitwirtschaft und Sicherheitstechnik. Dieses Wissen steckt in den Modulen von portalIO.
Mehr über AIDA ORGAAIDA ORGA Dortmund GmbHSeit 1979
01
40+ Jahre Branchenerfahrung
Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle und Sicherheitstechnik – das Fundament hinter portalIO.
02
Enterprise-Standards eingebaut
Mandantenfähige Architektur, Audit-Logs und Hosting in Deutschland auf ISO/IEC 27001-zertifizierter Infrastruktur – von Anfang an, nicht nachgerüstet.
03
Vom Schreibtisch in die Cloud
Die Bedienoberfläche ist modern, die Anforderungen dahinter stammen aus jahrelanger Projektarbeit mit Industriekunden.
1979
Gegründet in Dortmund
ISO/IEC 27001
Zertifizierte Infrastruktur
DSGVO
Datenschutz by Design
Made in Germany
Entwicklung & Hosting
Entwickelt in Dortmund · Gehostet in Deutschland
Nachweise
Unterlagen, die Entscheider brauchen.
Zertifikat, Datenschutz und Preise – bevor Sie intern Freigaben einholen müssen. Die Leitfäden darunter vertiefen Rollen, Fristen und Einführung.
01
ISO 27001
Die AIDA ORGA Dortmund GmbH ist ISO-27001-zertifiziert. Wir zeigen transparent, welcher Rahmen für portalIO Trust gilt – ohne Marketing-Nebel.
02
Datenschutz & AVV
Rechtstexte sind öffentlich einsehbar. Den AVV erhalten Sie im Onboarding und vor Vertragsabschluss.
Datenschutz lesen03
Preise & Pakete
Basic ab 74,90 €/Monat, Business ab 174,90 €/Monat, Enterprise auf Anfrage – ohne versteckte Fallpauschalen.
Einführung
Begleiteter Start statt Self-Service-Rätsel.
Trust wird über ein Einführungsgespräch onboarded – nicht über eine anonyme Testphase. So klären Sie Zuständigkeiten, bevor der erste echte Hinweis kommt.
Ausgangslage und Umfang
Welche Teams, welche Kanäle, welche Standorte? Wir legen fest, was in der ersten Phase drin ist – und was bewusst später kommt.
Setup mit Meilensteinen
Rollen, Meldewege, Fristenlogik und kurze interne Freigabe. Kein offener Sandkasten ohne Ziel.
Abschluss und Rollout-Entscheidung
Sie bekommen eine klare Einschätzung: Was funktioniert, was fehlt, wie geht es weiter – inklusive Paketempfehlung.
Nächster Schritt: 30-Minuten-Einführungsgespräch
Unverbindlich. Mit Live-Einblick in Fristen, Rollen und Dokumentation – zugeschnitten auf Ihre Größe.
Kostenloses WebinarHinSchG in der Praxis
Hinweisgeberschutzgesetz in der Praxis: Meldestelle einrichten, ohne im Alltag zu scheitern
Preise
Preise ohne Rätselraten.
Monatspakete statt Fallhonorare. Welches Paket zu Kanälen, Rollen und Größe passt, klären wir im Einführungsgespräch – unverbindlich.
Basic
74,90 €/ Monat
Für KMU, die die Pflicht abdecken wollen: Web und E-Mail, Fristen, Verschlüsselung und Audit-Log – ohne Überhang.
- Bis 75 Mitarbeitende
- Web-Formular und E-Mail-Meldungen
- HinSchG-Fristenunterstützung
- AES-256-GCM-Verschlüsselung
Business
Beliebt174,90 €/ Monat
Wenn Telefon, Post, SLA-Dashboard und erweiterte Berichte dazukommen – typisch für wachsende Mittelständler.
- Bis 150 Mitarbeitende
- Web, E-Mail, Telefon und Post
- SLA-Dashboard und Eskalation
- Erweiterte Berichte
Enterprise
Auf Anfrage
Individuelle Kapazitäten, Shared Office und dedizierter Support – für Konzerne und Verbände.
- Individuelle Kapazitäten
- Flexible Organisationsstruktur
- Dedizierter Support
- Individuelle Anpassungen
Bereits portalIO Kunde? Trust direkt hinzufügen
FAQ
Häufige Fragen.
Fristen, Preise, Anonymität, Meldewege und Einführung – die Fragen, die vor dem Go-live typischerweise auf dem Tisch liegen.
Kostenloses Webinar
Hinweisgeberschutzgesetz in der Praxis – Live-Demo & Q&A
Bereit für die interne Meldestelle?
Im Einführungsgespräch klären wir Pflichten, Rollen und den passenden Tarif. Wenn Sie erst Nachweise brauchen: Zertifikat, Datenschutz und Preise liegen eine Sektion höher.
Vertrauen & Erfahrung
Gebaut für sensible Compliance-Prozesse.
Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden: Fristen, anonyme Meldungen und Audit-Log – ohne Excel und Postfach als Meldestelle.
Hersteller mit über 40 Jahren Markterfahrung
Zertifizierte Informationssicherheit
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Industrie & Produktion
Werksbesuche, Fremdfirmen, wiederkehrende Dienstleister
Bildung & Forschung
Projekträume, Gäste, Veranstaltungen, Schülerausweise
Gesundheit & Pflege
Besucherströme, Empfang, datenschutzkonforme Prozesse
Verwaltung & Compliance
Hinweisgebersysteme, Meldestellen, interne Prüfungen