Besucherverwaltung · DSGVO · Made in Germany

Digitaler Empfang.
Ohne Papierchaos.

QR-Check-in, Host-Benachrichtigung und Besucherhistorie in einem System – gehostet in Deutschland, AES-256-verschlüsselt. 30 Tage testen, ohne Kreditkarte.

Was IT und Datenschutz zuerst prüfen

ISO
ISO 27001
Zertifizierte Informationssicherheit bei AIDA ORGA Dortmund GmbH
EU
DSGVO
Löschfristen, Rollen und Export im Produkt
DE
Hosting
Rechenzentren in Deutschland
256
AES-256
Verschlüsselung sensibler Besucherdaten

portalIO Visit auf einen Blick

ab 69 €
pro Monat · Basic
30 Tage
testen ohne Kreditkarte
AES-256
Verschlüsselung
DE
Hosting in Deutschland

Vorher / Nachher

Vom Klemmbrett zum digitalen Empfang

Viele Standorte digitalisieren den Check-in zuerst – und merken erst danach, dass Historie, Hosts und Datenschutz dazugehören.

Die HerausforderungStatus quo

Typische Reibungspunkte am Empfang

  • Papierlisten am Tresen: unleserlich und schwer nachzuweisen
  • Empfang tippt und telefoniert, statt Gäste zu begrüßen
  • Unklare Löschfristen und Zugriffe. Datenschutz bleibt Bauchgefühl
  • Lange Wartezeiten. Der erste Eindruck bleibt hängen
Traditionelle Probleme am Empfang
Die LösungportalIO Visit

Was sich mit portalIO Visit ändert

  • QR-Check-in in Sekunden, kontaktlos, ohne Klemmbrett
  • Digitale Sichtausweise und Wallet-Tickets (Apple und Google)
  • Host wird automatisch informiert, sobald der Gast da ist
  • Besucherhistorie mit Rollen und Löschfristen, prüfbar dokumentiert
portalIO Visit Lösung

Ablauf

Vom Terminal bis zur Raumbelegung

Sechs Ausschnitte aus dem gleichen System: Kiosk, QR-Check-in, Liste, Detail, Dauerausweis und Belegung. Tippen Sie auf eine Kachel, um den Screenshot zu vergrößern.

Funktionen

Was Ihren Empfang im Alltag trägt.

Vom Scan bis zur Historie: die Bausteine, die Empfang, Facility und Sicherheit wirklich brauchen – ohne Feature-Friedhof.

01

QR-Code Check-in

Gäste scannen, Empfang sieht den Status. Kontaktlos, ohne Papierliste am Tresen.

02

Permanente Besucherausweise

Wiederkehrende Personen bekommen einen dauerhaften QR-Code – ein Scan für Check-in und Check-out, optional per Wallet.

03

Raum-Check-in & Live-Belegung

Nicht nur „im Gebäude“, sondern raumgenau: Wer sitzt wo? Mit Grundriss-Editor für Ihr Layout.

04

Digitale Wallet-Tickets

Besuchsticket mit QR und Termindetails – in Apple Wallet und Google Wallet.

05

Datenschutz & Hosting

Hosting in Deutschland, AES-256, Rollen und konfigurierbare Löschfristen.

06

Host-Benachrichtigung

Der Ansprechpartner wird informiert, sobald der Gast eintrifft – weniger Telefonieren am Empfang.

Produkt-Highlights

Mehr als eine digitale Besucherliste.

Zwei Funktionen, die über den klassischen Check-in hinausgehen – beide produktiv im Einsatz.

Permanente BesucherausweiseLive
01

Dienstleister, Werkstudenten und regelmäßige Partner müssen sich nicht bei jedem Besuch neu anmelden. Ein dauerhafter QR-Code reicht – per E-Mail oder Wallet.

  • Ein Code für Check-in und Check-out
  • Weniger Wartezeit bei wiederkehrenden Personen
  • Aktualisierung auch in Apple- und Google Wallet
Raum-Check-in & Live-BelegungLive
02

Gebäudeweit wissen viele Tools, wer da ist. portalIO Visit zeigt zusätzlich: in welchem Raum. Mit Grundriss-Editor und Live-Board.

  • Self-Service per Raum-QR oder Tablet-Kiosk
  • Live-Belegung für Empfang und Facility
  • Räume im Layout anordnen wie im Gebäude

Einsatzbereiche

Büro, Werk, Campus oder Klinik.

Dieselben Bausteine – Check-in, Hosts, Historie – in Abläufen, die zu Ihrer Organisation passen. Mehr Branchen auf der Use-Cases-Seite.

01

Unternehmen & Büros

Kunden und Partner kommen an – und der Empfang behält den Überblick, ohne Klemmbrett.

  • Besuche vorab anlegen oder Self-Service vor Ort
  • QR-Check-in mit Host-Benachrichtigung
  • Sichtausweis mit Besuchsdaten und Ansprechpartner
02

Industrie & Produktion

Fremdfirmen und Lieferanten dokumentieren – inklusive wiederkehrender Ausweise und Historie.

  • Dauerausweise für regelmäßige Dienstleister
  • NDA-Status und Dokumente am Besuch
  • Besucherhistorie für Nachweise und Audits
03

Bildungseinrichtungen

Eltern, Gäste und Projekträume: wer ist wo – ohne Excel zwischen Hausmeister und Verwaltung.

  • Raum-Check-in für Werkstätten und Projekträume
  • Dauerausweise für wiederkehrende Gäste
  • Live-Belegung für Facility und Verwaltung
04

Kliniken & Pflege

Besucherströme steuern, sensible Bereiche schützen – mit dokumentierten Pflichtinformationen.

  • Self-Service-Check-in vor Ort
  • Pflichtinfos mit digitaler Kenntnisnahme
  • Dokumentation mit Rollen und Löschfristen
Alle Anwendungsfälle ansehen

Herkunft & Vertrauen

Aus der Praxis. Nicht aus dem Labor.

portalIO ist ein Produkt der AIDA ORGA Dortmund GmbH. Seit 1979 entwickelt AIDA Lösungen für Zeitwirtschaft und Sicherheitstechnik. Dieses Wissen steckt in den Modulen von portalIO.

Mehr über AIDA ORGA
AIDA ORGA Dortmund GmbHSeit 1979
01
40+ Jahre Branchenerfahrung

Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle und Sicherheitstechnik – das Fundament hinter portalIO.

02
Enterprise-Standards eingebaut

Mandantenfähige Architektur, Audit-Logs und Hosting in Deutschland auf ISO/IEC 27001-zertifizierter Infrastruktur – von Anfang an, nicht nachgerüstet.

03
Vom Schreibtisch in die Cloud

Die Bedienoberfläche ist modern, die Anforderungen dahinter stammen aus jahrelanger Projektarbeit mit Industriekunden.

1979

Gegründet in Dortmund

ISO/IEC 27001

Zertifizierte Infrastruktur

DSGVO

Datenschutz by Design

Made in Germany

Entwicklung & Hosting

Entwickelt in Dortmund · Gehostet in Deutschland

Vertrauen & Erfahrung

Empfang, der Audits standhält.

Papierlisten und Excel am Empfang ersetzen: Check-in, Hosts und Historie – mit AES-256 und Hosting in Deutschland.

AIDA
AIDA ORGA Dortmund GmbH

Hersteller mit über 40 Jahren Markterfahrung

ISO
ISO 27001

Zertifizierte Informationssicherheit

DE
Hosting in Deutschland

DSGVO-konforme Datenverarbeitung

01

Industrie & Produktion

Werksbesuche, Fremdfirmen, wiederkehrende Dienstleister

02

Bildung & Forschung

Projekträume, Gäste, Veranstaltungen, Schülerausweise

03

Gesundheit & Pflege

Besucherströme, Empfang, datenschutzkonforme Prozesse

04

Verwaltung & Compliance

Hinweisgebersysteme, Meldestellen, interne Prüfungen

Sicherheit

Datenschutz gehört zum Empfang.

Besucherdaten sind personenbezogen. portalIO Visit speichert sie AES-256-verschlüsselt und hostet in Deutschland – mit Rollen und Löschkonzepten, die IT und DSB nachvollziehen können.

01

Hosting in Deutschland

Betrieb in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren – ohne Datenexport in US-Clouds als Standardpfad.

02

AES-256-Verschlüsselung

Sensible Felder und Übertragungen sind verschlüsselt – nicht nur „irgendwo in der Cloud“.

03

DSGVO im Produkt

Rollen, Löschfristen, Export und nachvollziehbare Protokolle – damit Audits nicht an Excel scheitern.

SicherheitsprofilDACH-Fokus
ISO
ISO 27001
Zertifizierte Informationssicherheit
EU
DSGVO
Löschfristen & Zugriffe steuerbar
256
AES-256
Verschlüsselte Datenhaltung
DE
Hosting DE
Rechenzentren in Deutschland
Entwickelt von der AIDA ORGA Dortmund GmbH – seit 1979 in Sicherheitstechnik und Zeitwirtschaft.

Integrationen

Gebaut für AIDA – und Tickets in der Wallet.

portalIO Visit kommt vom Hersteller von AIDA. Die native Anbindung an Zeitwirtschaft und Stammdaten folgt auf der Roadmap; Wallet-Tickets nutzen Sie schon heute.

AIDA-AnbindungRoadmap

Ein Stack. Weniger doppelte Pflege.

Die Schnittstelle verbindet AIDA-Stammdaten mit dem Empfang – statt Personen und Organisationen an zwei Stellen zu pflegen. Visit starten Sie sofort standalone; als AIDA-Kunde wächst die Anbindung nach, ohne Systemwechsel.

Designed for AIDA
AIDA Integration Vorschau
Digitale Wallet-TicketsLive

QR-Code und Termindetails landen in Apple Wallet und Google Wallet – Gäste haben den Pass dabei, Empfang scannt.

Wallet Integration

Zielgruppen

Vom einzelnen Empfang bis zum Multi-Site-Betrieb.

Basic deckt den Einstieg ab. Business kommt, wenn QR-Check-in, Workflows und Integrationen dazukommen. Enterprise, wenn Limits und Standorte individuell werden.

01
Kleine Teams & Startups
Ein Empfang, wenig IT-Kapazität: Check-in und Historie ohne Projektzeitplan. Einstieg ab 69 €/Monat.
02
Mittelstand
Mehrere Gebäude, QR-Check-in und Host-Benachrichtigungen – mit klaren Rollen für Empfang und Facility.
03
Mehrere Standorte
Mandantenfähige Strukturen: Standorte und Gebäude getrennt führen, zentral steuern.
04
Öffentliche Einrichtungen
Dokumentierte Besucherprozesse mit Hosting in Deutschland – für Audits und Datenschutzfragen.
SkalierungWachstumspfad
1 Empfang01
Mehrere Gebäude02
Multi-Site03

Vorteile

Weniger Wartezeit. Bessere Nachweise.

Der Nutzen zeigt sich am Empfang und in der IT: kürzere Check-ins, weniger manuelle Nacharbeit und Besucherdaten, die sich bei einer Prüfung belegen lassen.

01
Weniger

Handarbeit am Empfang: keine Klemmbrett-Listen und Excel-Nachpflege

02
QR

Check-in am Tablet oder Smartphone – Hosts werden benachrichtigt

03
DSGVO

Rollen, Löschfristen und Export – Nachweise ohne Papierstapel

04
30 Tage

Test ohne Kreditkarte – Abrechnung erst nach der Testphase

BesuchsstatistikFacility & GF

Preise

Ab 69 €. Ohne Rätselraten.

Monatspakete mit klaren Limits. 30 Tage testen ohne Kreditkarte – Abrechnung erst danach. Details im Funktionsvergleich darunter.

Basic

69 €/ Monat

Für einen Empfang: Self-Service, manueller Check-in und Historie – ohne QR und ohne Integrations-Overhead.

Business

Beliebt
159 €/ Monat

Wenn QR-Check-in, Genehmigungs-Workflows, Office 365 und Ausstattung dazukommen – typisch für wachsende Mittelständler.

Enterprise

Auf Anfrage

Individuelle Limits, mehrere Standorte und besondere Anforderungen – wir klären den Zuschnitt im Gespräch.

FunktionsvergleichBasic · Business · Enterprise
Funktionen & LimitsBasicBusinessEnterprise
Kapazitäten & Limits
Besucher
100
250
individuell
Besuche (mtl.)
100
2500
individuell
Standorte
1
1
individuell
Gebäude
1
3
individuell
Räume
5
50
individuell
Benutzer
1
5
individuell
Mitarbeiter
30
100
individuell
Kern-Funktionen
Self-Service
Automatischer E-Mail-Versand
Check-in-Varianten
Manueller Check-in
QR-Code Check-in
NFC Check-in
In Vorbereitung
In Vorbereitung
In Vorbereitung
Apple/Google Wallet Integration
Add-On
Add-On
Workflow & Automatisierung
KI-Auswertungen (Berichte)
Genehmigungs-Workflow
Sicherheit & Compliance
DSGVO-konforme Prozesse
Sanktionslistenprüfung
Ausstattungsverwaltung
Ausstattungsverwaltung
250
individuell
Ausstattungswartung
Integrationen
Microsoft Office365-Integration
Microsoft ENTRA SSO
AIDA Schnittstelle
In Planung
In Planung
In Planung
E-Mail-Infrastruktur
Eigener SMTP-Server

KI-Auswertungen: optionale Zusammenfassung und Einordnung bei der Report-Generierung im Admin-Dashboard – kein automatisches Entscheidungssystem.

FAQ

Preise, DSGVO, Check-in: die Kurzantworten.

Die sieben häufigsten Fragen zur Einführung. Ausführlicher auf der FAQ-Seite – oder direkt im Gespräch.

Alle FAQs anzeigen

30 Tage testen. Ohne Kreditkarte.

Legen Sie einen Test-Account an oder buchen Sie eine Demo. Die Abrechnung startet erst nach der Testphase – Kündigung jederzeit möglich.

portalIO Visit – Digitale Besucherverwaltung für Unternehmen