Was ist portalIO Visit?

portalIO Visit ist ein digitales Besucherverwaltungssystem für Unternehmen. Es bildet einen strukturierten Check-in-Prozess für Besucher, Dienstleister und externe Personen ab – mit automatischen Host-Benachrichtigungen, digitalem Sichtausweis und DSGVO-konformer Dokumentation. Im Business-Plan stehen QR-Code-Check-in und erweiterte Funktionen zur Verfügung.

Wie schnell kann ich portalIO Visit einsetzen?

Nach der Registrierung können Sie direkt starten. Die Grundeinrichtung dauert wenige Minuten: Standort anlegen, Räume definieren, Mitarbeiter importieren. Sie erhalten 30 Tage kostenlosen Test-Zugang ohne Kreditkarte.

Für welche Branchen eignet sich portalIO Visit?

portalIO Visit eignet sich für alle Organisationen mit Besucherverkehr: Unternehmen und Büros, Industrie und Produktion, Bildungseinrichtungen, Kliniken und Pflege, Behörden, Forschungseinrichtungen, Coworking Spaces und Immobilienverwaltungen. Die Lösung ist flexibel konfigurierbar und lässt sich an Ihre Prozesse anpassen.

Kann ich portalIO Visit testen?

Sie können portalIO Visit 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Ihre Konfiguration und Daten bleiben nach der Testphase erhalten, sodass Sie direkt in ein reguläres Paket wechseln können.

Wie unterscheidet sich portalIO Visit von anderen Lösungen?

portalIO Visit ist Teil einer modularen Plattform und kann mit anderen portalIO-Modulen (z. B. Trust oder Ticket) kombiniert werden. Sie erhalten zentrale Verwaltung, einheitliches Rechtemanagement und durchgängige Nachvollziehbarkeit. Zudem wurde portalIO Visit speziell für den deutschen Markt mit DSGVO-Konformität als Grundprinzip entwickelt – Hosting in Deutschland, Entwicklung durch AIDA ORGA Dortmund.

Ist portalIO Visit DSGVO-konform?

portalIO Visit unterstützt DSGVO-konforme Prozesse durch Privacy-by-Design, konfigurierbare Löschfristen und Datenexport sowie nachvollziehbare Protokolle. Die Datenhaltung erfolgt in Deutschland auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur; sensible Daten werden AES-256-verschlüsselt gespeichert, die Übertragung ist TLS-gesichert. Auf Anfrage stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle Daten liegen auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur in deutschen Rechenzentren. Wenn Sie besondere Anforderungen haben (z. B. ausschließlich EU-Subdienstleister), sprechen Sie uns an – wir informieren transparent über die eingesetzten Dienste.

Welche Verschlüsselung wird verwendet?

portalIO Visit nutzt AES-256-Verschlüsselung für sensible Daten im Ruhezustand und TLS 1.3 für die Datenübertragung. Alle Verbindungen sind HTTPS-gesichert.

Welche Daten werden bei einem Besuch erfasst?

Sie entscheiden, welche Daten erfasst werden. Typisch sind: Name, Vorname, Unternehmen, Besuchsgrund, Host/Ansprechpartner und Check-in/Check-out-Zeitpunkt. Optionale Felder wie E-Mail, Telefon oder Foto können nach Bedarf aktiviert werden.

Wie lange werden Besucherdaten gespeichert?

Sie legen die Aufbewahrungsfristen gemäß Ihren betrieblichen und rechtlichen Anforderungen selbst fest. Nach Ablauf werden Daten automatisch gelöscht. Typische Fristen liegen bei 30 bis 90 Tagen für operative Zwecke.

Gibt es ein Audit-Protokoll?

Alle sicherheitsrelevanten Aktionen (z. B. Änderungen an Besucherdaten, Benutzerverwaltung) werden lückenlos protokolliert. Das Audit-Log ist nur für Administratoren einsehbar und kann für Compliance-Audits herangezogen werden.

Welche Check-in-Methoden werden unterstützt?

portalIO Visit bietet manuellen Check-in (Basic und Business) sowie QR-Code-Check-in (Business). Die Apple/Google Wallet-Integration kann im Business-Plan optional hinzugebucht werden. NFC-Check-in befindet sich in Vorbereitung.

Wie funktioniert der QR-Code-Check-in?

Im Business-Plan erhalten Besucher nach der Registrierung einen QR-Code per E-Mail. Beim Check-in vor Ort wird dieser Code gescannt (per Smartphone, Tablet oder Scanner), der Host wird automatisch per E-Mail benachrichtigt und ein digitaler Sichtausweis wird angezeigt oder gedruckt.

Kann ich Besucher vorab registrieren?

Sie können Besuche zentral im Dashboard anlegen oder Hosts erlauben, ihre eigenen Besucher vorab zu registrieren. Besucher erhalten dann relevante Informationen per E-Mail und können sich vor Ort einchecken – mit QR-Code im Business-Plan oder manuell.

Gibt es eine Host-Benachrichtigung?

Beim Check-in wird der zugewiesene Host automatisch per E-Mail benachrichtigt. Das funktioniert in allen Paketen (Basic und Business) und gehört zu den Kernfunktionen von portalIO Visit.

Kann ich digitale Sichtausweise erstellen?

Nach dem Check-in können digitale Sichtausweise angezeigt oder gedruckt werden – mit Besuchsdaten, Ansprechpartner und optional QR-Code (Business). Das ersetzt physische Besucherausweise.

Können Besucher per Self-Service einchecken?

Sie können Self-Service-Terminals einrichten, an denen sich Besucher eigenständig registrieren und einchecken. Das ist in beiden Paketen (Basic und Business) verfügbar und entlastet Ihr Empfangspersonal.

Gibt es Wallet-Integration für Apple und Google?

Die Wallet-Integration ist als optionales Add-on im Business-Plan verfügbar. Besucher können dann ihre Besuchstickets mit QR-Code und Termindetails direkt in Apple Wallet oder Google Wallet speichern. Kontaktieren Sie uns für Details.

Wie hilft mir die Outlook-Kalendersynchronisation?

Im Business-Plan werden geplante Besuche automatisch im Outlook-Kalender des Hosts angezeigt. Mitarbeiter behalten so den Überblick über anstehende Besucher und Termine, ohne zusätzliche Pflege oder doppelte Einträge.

Gibt es Single Sign-On (SSO)?

Im Business- und Enterprise-Plan können sich Ihre Mitarbeiter per Single Sign-On über Microsoft Entra ID anmelden – ein zentrales Anmeldekonzept ohne separate Zugangsdaten. Im Basic-Plan erfolgt die Anmeldung per E-Mail und Passwort.

Was kostet portalIO Visit?

portalIO Visit startet ab 69 € pro Monat (Basic-Paket) für bis zu 100 Besucher und 100 Besuche monatlich. Das Business-Paket kostet 159 € pro Monat und bietet erweiterte Funktionen wie QR-Code-Check-in, mehr Kapazitäten und Microsoft-Integrationen. Enterprise-Preise werden individuell vereinbart. Sie können 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Was ist im Basic-Paket (69 €/Monat) enthalten?

Das Basic-Paket beinhaltet: 100 Besucher, 100 Besuche/Monat, 1 Standort, 1 Gebäude, 5 Räume, 1 Benutzer, 30 Mitarbeiter, Self-Service Check-in, automatischer E-Mail-Versand, manueller Check-in, KI-gestützte Funktionen und DSGVO-konforme Prozesse.

Was bietet das Business-Paket (159 €/Monat) zusätzlich?

Das Business-Paket bietet: 250 Besucher, 2.500 Besuche/Monat, 1 Standort, 3 Gebäude, 50 Räume, 5 Benutzer, 100 Mitarbeiter, QR-Code-Check-in, Genehmigungs-Workflows, Sanktionslistenprüfung, Ausstattungsverwaltung (250 Einheiten), Microsoft 365 Outlook-Kalendersynchronisation und die Nutzung eines eigenen SMTP-Servers.

Welche Add-ons sind verfügbar?

Im Business-Plan kann optional die Apple/Google Wallet-Integration hinzugebucht werden. NFC-Check-in ist in Vorbereitung, die AIDA-Schnittstelle ebenfalls in Planung. Kontaktieren Sie uns für den aktuellen Status.

Gibt es einen Enterprise-Plan?

Der Enterprise-Plan richtet sich an Organisationen mit mehreren Standorten, individuellen Limits und besonderen Anforderungen. Preise und Features werden individuell vereinbart. Kontaktieren Sie uns für ein Angebot.

Wie wird abgerechnet?

Die Abrechnung erfolgt über die im Checkout hinterlegte Zahlungsmethode. Sie starten mit 30 Tagen kostenloser Testphase; erst danach wird Ihr Abonnement kostenpflichtig. Kündigungen sind jederzeit möglich, je nach gewähltem Abrechnungszeitraum.

Was passiert nach der 30-tägigen Testphase?

Nach der Testphase entscheiden Sie, ob Sie fortfahren möchten. Ihre Konfiguration und Daten bleiben erhalten, sodass Sie direkt in ein reguläres Paket wechseln können.

Brauche ich spezielle Hardware?

Nicht zwingend. portalIO Visit läuft webbasiert auf jedem modernen Browser (Chrome, Safari, Edge, Firefox) – auf Smartphone, Tablet oder PC. Für den QR-Code-Check-in (Business) benötigen Sie lediglich ein Gerät mit Kamera. NFC-Check-in ist in Vorbereitung und noch nicht buchbar.

Gibt es eine mobile App?

portalIO Visit ist als Progressive Web App (PWA) optimiert und funktioniert auf allen modernen Browsern – responsive und ohne Installation. Eine native App ist aktuell nicht erforderlich; das System funktioniert auf Smartphone und Tablet im Browser.

Welche Browser werden unterstützt?

Alle modernen Browser: Chrome, Safari, Edge, Firefox (jeweils aktuelle Versionen). Die Anwendung ist responsive und funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone.

Gibt es eine Microsoft Office365-Integration?

Im Business-Plan bietet portalIO Visit eine Integration mit Microsoft 365. Termine können mit Outlook-Kalendern synchronisiert werden, sodass Besuche direkt im Kalender sichtbar sind. Zusätzlich steht Single Sign-On (SSO) über Microsoft Entra ID im Business- und Enterprise-Plan zur Verfügung.

Kann ich einen eigenen SMTP-Server verwenden?

Im Business-Plan können Sie Ihren eigenen SMTP-Server konfigurieren, sodass alle E-Mails (z. B. QR-Codes, Host-Benachrichtigungen) von Ihrer eigenen Domain versendet werden.

Ist eine AIDA-Integration verfügbar?

Die AIDA-Schnittstelle ist in Planung. Sie soll Stammdaten und Prozesse zwischen AIDA und portalIO Visit verbinden. Wenn Sie Interesse haben, kontaktieren Sie uns – wir informieren Sie über den Status.

Werden Updates automatisch eingespielt?

Als SaaS-Lösung werden Updates automatisch eingespielt, in der Regel ohne Unterbrechung. Falls Wartungsfenster erforderlich sind, kündigen wir diese vorab an.

Gibt es eine API für Integrationen?

portalIO Visit bietet REST-APIs für Integrationen in bestehende Systeme. Die API-Dokumentation wird für Business- und Enterprise-Kunden bereitgestellt. Kontaktieren Sie uns für Details.

Wie erfolgt das Onboarding?

Nach der Registrierung erhalten Sie Zugang zur Dokumentation. Bei Bedarf unterstützen wir Sie mit einem persönlichen Onboarding-Gespräch, in dem wir Ihre Prozesse besprechen und die Konfiguration gemeinsam vornehmen.

Welchen Support erhalte ich?

Wir bieten E-Mail-Support und Dokumentation für alle Kunden. Enterprise-Kunden erhalten einen persönlichen Ansprechpartner und SLA-basierten Support.

Gibt es Schulungen für mein Team?

Wir bieten individuelle Team-Schulungen an. Die Bedienung von portalIO Visit ist intuitiv, sodass Ihr Team schnell produktiv arbeiten kann. Bei Bedarf helfen wir beim Einstieg.

Wo finde ich die Dokumentation?

Die vollständige Dokumentation finden Sie im Dashboard unter „Hilfe & Dokumentation“. Dort sind alle Features, Anleitungen und FAQs hinterlegt.

Kann ich Feature-Requests einreichen?

Wir freuen uns über Ihr Feedback. Feature-Requests können Sie per E-Mail oder über das Feedback-Formular einreichen. Wir priorisieren Features auf Basis von Kundenfeedback.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Antworten zu portalIO Visit – von Einrichtung über Sicherheit und Preise bis zu technischen Details. Ist Ihre Frage nicht dabei? Kontaktieren Sie uns.

Allgemein & Einstieg

Sicherheit & Datenschutz

Check-in & Funktionen

Preise & Pakete

Technische Fragen & Integrationen

Support & Onboarding

Ihre Frage war nicht dabei?

Wir helfen Ihnen gerne weiter. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch – wir schauen uns Ihren Empfangsprozess gemeinsam an.