Fakten, Preise und Antworten
Was ist portalIO Visit?
portalIO Visit ist eine DSGVO-konforme, cloudbasierte Besucherverwaltung aus Deutschland. Sie lädt Gäste per E-Mail mit QR-Code ein, checkt sie am Empfang per Scan oder Self-Service ein, informiert den Gastgeber automatisch und löscht Besucherdaten nach der Frist, die Sie festlegen. Anbieter ist die AIDA ORGA Dortmund GmbH.
Steckbrief
- Produkt
- portalIO Visit
- Kategorie
- Digitale Besucherverwaltung (SaaS)
- Anbieter
- AIDA ORGA Dortmund GmbH, Dortmund
- Hosting
- Deutschland, ISO-27001-zertifizierter Anbieter
- Preis
- ab 69,00 € im Monat zzgl. MwSt.
- Einstieg
- 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Einstellungen und Besuche bleiben nach der Testphase erhalten.
- Einzeln buchbar
- Ja, ohne andere portalIO-Produkte nutzbar
Für wen ist portalIO Visit geeignet?
- Unternehmen mit Empfang oder Pforte, die Gäste digital statt auf Papier erfassen wollen
- Standorte mit Dienstleistern, Lieferanten und wiederkehrenden Gästen
- Organisationen, die Besuche freigeben oder Sicherheitsunterweisungen dokumentieren müssen
Was kann portalIO Visit?
- Einladung per E-Mail mit QR-Code, auf Wunsch als Ticket für Apple Wallet und Google Wallet (Add-on)
- Check-in am Empfang, per QR-Code (ab Business) oder als Self-Service für spontane Gäste
- Automatische E-Mail an den Gastgeber, sobald der Gast eingecheckt ist
- Freigabe von Besuchen vor der Einladung (ab Business), auf Wunsch mit Prüfung gegen Sanktionslisten
- Digitale Bestätigung von Sicherheitsunterweisung oder NDA vor dem Besuch
- Dauerhafte QR-Ausweise für Dienstleister und wiederkehrende Gäste
- Besucherhistorie mit Check-in, Check-out und bestätigten Pflichtinformationen
- Anbindung an Office 365 und Anmeldung per Microsoft Entra ID
- Läuft im Browser auf Tablet, Smartphone und PC, ohne spezielle Hardware
Ist portalIO Visit DSGVO-konform?
portalIO Visit wird in Deutschland entwickelt und auf Servern in Deutschland betrieben. Diese Maßnahmen sind umgesetzt:
- Entwickelt und gehostet in Deutschland
- Die AIDA ORGA Dortmund GmbH ist nach ISO 27001 zertifiziert
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage
- Anmeldung auf Wunsch per Single Sign-on mit Microsoft Entra ID oder Okta
- Sensible Besucherdaten werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert
- Automatische Löschung von Besucherdaten nach selbst festgelegten Fristen
- Rollen für Empfang, Gastgeber und Administration, Nachweise exportierbar
Was kostet portalIO Visit?
| Paket | Monatlich | Jährlich | Umfang |
|---|---|---|---|
| Basic | 69,00 € | 690,00 € | bis 30 Mitarbeitende, bis 100 Besuche im Monat, bis 1 Benutzerkonten |
| Business | 159,00 € | 1.590,00 € | bis 100 Mitarbeitende, bis 2500 Besuche im Monat, bis 5 Benutzerkonten |
| Enterprise | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Individuell kalkuliert |
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise.
portalIO Visit im Vergleich zum manuellen Ablauf
| Thema | Ohne Software | Mit portalIO Visit |
|---|---|---|
| Anmeldung | Papierliste oder Excel am Empfang | Einladung mit QR-Code vorab, Check-in per Scan |
| Gastgeber | Empfang sucht oder ruft an | Automatische E-Mail beim Check-in |
| Datenschutz | Namen anderer Gäste offen lesbar, keine Löschfristen | Verschlüsselte Speicherung, automatische Löschung nach Frist |
| Nachweis | Unterweisungen auf Papier | Digitale Bestätigung, am Besuch dokumentiert |
Häufige Fragen
Wie schnell ist portalIO Visit eingerichtet?
Sie legen Standort, Gebäude und die ersten Gastgeber an und können danach sofort Gäste einladen. Für den Check-in am Empfang reicht ein Tablet oder PC mit Browser.
Welche Check-in-Varianten gibt es?
In allen Paketen: manueller Check-in am Empfang und Self-Service für spontane Gäste. Ab Business kommt der Check-in per QR-Code dazu, Tickets für Apple und Google Wallet gibt es als Add-on.
Wie erfährt der Gastgeber, dass sein Gast da ist?
Sobald der Gast eingecheckt ist, bekommt der Gastgeber automatisch eine E-Mail. Der Empfang muss niemanden suchen oder anrufen.
Wie geht portalIO Visit mit Besucherdaten um?
Sensible Daten werden mit AES-256 verschlüsselt und in Deutschland gehostet. Besucherdaten löschen sich nach der Frist, die Sie festlegen. Rollen sorgen dafür, dass Empfang, Gastgeber und Administration nur sehen, was sie brauchen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit.
Können Besuche vorab freigegeben werden?
Ja, ab Business. Muss ein Besuch genehmigt werden, geht die Einladung erst nach der Freigabe an den Gast. Auf Wunsch prüft portalIO Visit Gäste außerdem gegen Sanktionslisten.
Brauche ich spezielle Hardware oder eine App?
Nein. portalIO Visit läuft im Browser auf Tablet, Smartphone und PC. Für den QR-Check-in genügt ein Gerät mit Kamera.
Was kostet portalIO Visit?
Basic kostet 69 € im Monat, Business 159 € im Monat. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 Monatspreise. Enterprise kalkulieren wir nach Ihrem Bedarf. Alle Preise zzgl. MwSt.
Was passiert nach den 30 Testtagen?
Machen Sie weiter, wird Ihr Testzugang zum regulären Zugang. Einstellungen, Gastgeber und Besuche bleiben erhalten, Sie müssen nichts neu aufsetzen.
Anbieter
AIDA ORGA Dortmund GmbHPlanetenfeldstr. 100a, 44379 Dortmund
info@portal-io.de · +49 231 557 161-0portalIO Visit ansehen