Anbieter von portalIO Done („Done“) ist die

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Done, einem Werkzeug zum Erstellen von Checklisten, zum Abhaken per QR-Code am Handy und zum Erzeugen von Protokollen. Sie gelten in zwei Konstellationen:

• Kostenloser Checklisten-Bereich: Sie melden sich per E-Mail-Link an und nutzen Done unentgeltlich.
• portalIO-Kunden: Ihre Organisation nutzt portalIO bereits auf Grundlage eines Vertrags mit der AIDA ORGA Dortmund GmbH und hat Done aktiviert. Dann ergänzen diese Bedingungen den bestehenden Vertrag. Bei Widersprüchen geht der bestehende Vertrag vor.

Abweichende Bedingungen des Nutzers gelten nur, wenn die AIDA ORGA Dortmund GmbH ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

Done richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mit der Anmeldung bestätigen Sie, Done für Ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit bzw. für Ihren Arbeitgeber zu nutzen und berechtigt zu sein, diesen bei Abschluss dieser Bedingungen und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung zu vertreten.

Der Vertrag über den kostenlosen Checklisten-Bereich kommt zustande, wenn Sie diesen Bedingungen und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) zustimmen und sich erstmals über den zugesandten Anmeldelink anmelden. portalIO-Kunden stimmen bei der Aktivierung von Done durch einen Administrator zu. Version und Zeitpunkt der Zustimmung werden gespeichert.

Done umfasst insbesondere:

• Erstellen, Bearbeiten und Archivieren von Checklisten,
• Aushänge mit QR-Code, über die Personen eine Checkliste am Handy ohne App abhaken,
• optional gemeinsames Bearbeiten mit Team-PIN, Fotos zu einzelnen Punkten und wiederkehrende Zeiträume,
• Verlauf und PDF-Protokolle der abgeschlossenen Durchgänge.

Im kostenlosen Checklisten-Bereich gelten diese Grenzen:

• bis zu 25 Checklisten mit je bis zu 100 Punkten,
• Aufbewahrung abgeschlossener Durchgänge für 90 Tage,
• bis zu 3 Fotos je Durchgang,
• bis zu 3 Checklisten mit gemeinsamem Bearbeiten.

Für portalIO-Kunden gelten die in Done angezeigten Grenzen der Organisation. Die AIDA ORGA Dortmund GmbH darf Done weiterentwickeln und Funktionen ändern, soweit der Kernzweck erhalten bleibt und die Änderung für den Nutzer zumutbar ist.

Der kostenlose Checklisten-Bereich wird ohne Zusage einer bestimmten Verfügbarkeit bereitgestellt. Wartungen, Störungen und Ausfälle sind möglich. Erfassungen am Handy werden bei fehlender Verbindung zwischengespeichert und nachgereicht, sobald die Verbindung wieder besteht. Eine Übermittlung kann aber nicht in jedem Fall garantiert werden. Für portalIO-Kunden gelten die Verfügbarkeitsregelungen des bestehenden Vertrags.

Done ist ein Dokumentationswerkzeug. Es ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen, Unterweisungen oder Prüfbücher und ist nicht für sicherheitskritische Steuerungen oder Notfallprozesse bestimmt.

• Sie informieren die Personen, die Ihre Checklisten am Handy abhaken, über die Verarbeitung ihrer Daten (insbesondere des eingegebenen Namens und hochgeladener Fotos). Dafür können Sie auf die Datenschutzhinweise verweisen.
• Sie erfassen in Checklisten, Antworten und Fotos keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) und keine Daten, die Sie nicht verarbeiten dürfen. Auf Fotos sollen möglichst keine Personen erkennbar sein.
• Sie geben QR-Codes, Links und Team-PINs nur an berechtigte Personen weiter, tauschen einen Aushang bei Verdacht auf Missbrauch aus und halten Ihren E-Mail-Zugang sicher.
• Sie nutzen Done nicht für rechtswidrige Inhalte, nicht zur Überlastung oder zum Ausforschen der Systeme und nicht zum automatisierten Massenzugriff.

Checklisten, Antworten, Fotos und Protokolle bleiben Ihre Inhalte. Sie räumen der AIDA ORGA Dortmund GmbH nur die Rechte ein, die zum Betrieb von Done nötig sind (Speichern, Anzeigen, Übermitteln, Erzeugen von Protokollen). Personenbezogene Daten in Ihren Inhalten verarbeitet die AIDA ORGA Dortmund GmbH ausschließlich nach Ihrer Weisung gemäß der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Ihre Inhalte werden nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Für den kostenlosen Checklisten-Bereich haftet die AIDA ORGA Dortmund GmbH nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Haftung für die Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und für arglistig verschwiegene Mängel bleibt unberührt. Für portalIO-Kunden gelten die Haftungsregelungen des bestehenden Vertrags.

Sie sind dafür verantwortlich, wichtige Protokolle zusätzlich zu sichern, etwa als PDF-Download, insbesondere vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Der kostenlose Checklisten-Bereich läuft auf unbestimmte Zeit. Sie können ihn jederzeit ohne Frist beenden, indem Sie die Löschung per E-Mail an info@aida-dortmund.de verlangen. Die AIDA ORGA Dortmund GmbH kann den kostenlosen Bereich mit einer Frist von 30 Tagen kündigen, bei Verstößen gegen diese Bedingungen auch fristlos. Bereiche, in denen sich 12 Monate lang niemand angemeldet hat, dürfen nach vorheriger Ankündigung per E-Mail gelöscht werden.

Nach Vertragsende werden die Inhalte innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Laden Sie benötigte Protokolle vorher herunter. Für portalIO-Kunden richtet sich die Laufzeit nach dem bestehenden Vertrag; Done kann dort durch einen Administrator wieder deaktiviert werden.

Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail oder in Done angekündigt. Widersprechen Sie nicht bis zum Inkrafttreten, gelten die Änderungen als angenommen; darauf weisen wir in der Ankündigung hin. Bei Widerspruch können beide Seiten den kostenlosen Bereich beenden.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist Dortmund, soweit gesetzlich zulässig. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.