Ratgeber

Besucherverwaltung DSGVO-konform: Datenschutz, AVV & Löschkonzepte

Für Datenschutz, IT und Empfang: von AVV bis Löschkonzept – verständlich formuliert, ohne Juristen-Deutsch.

Datenschutz beginnt am Empfang

Besucherverwaltung ist oft der erste Kontakt zwischen externen Personen und Ihrer IT-Landschaft. Papierlisten auf dem Tresen sind weder DSGVO-tauglich noch revisionssicher. Digitale Lösungen schaffen Struktur – wenn Rechtsgrundlage, Zweckbindung und Löschung geklärt sind.

Datenschutzbeauftragte und IT-Security früh einbinden: Welche Daten sind wirklich nötig? Wer darf sie sehen? Wie lange werden sie gespeichert?

Pflichten für Unternehmen im Überblick

Diese Punkte gelten unabhängig vom Tool. portalIO Visit unterstützt Sie technisch bei der Umsetzung.

  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem SaaS-Anbieter
  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren
  • Rechtsgrundlage pro Verarbeitungszweck dokumentieren
  • Speicherfristen und Löschkonzept definieren
  • Zugriffsrechte nach Rollen (Empfang, HR, Security, Admin)
  • Technische Maßnahmen: Verschlüsselung, Logging, Backups
  • Informationspflichten gegenüber Besuchern

Typische Fehler vermeiden

In Audits fallen immer wieder dieselben Lücken auf – vermeidbar mit klaren Prozessen.

  • Unbegrenzte Speicherung von Besucherhistorien
  • Zu viele Admin-Konten ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Fotos oder Ausweiskopien ohne dokumentierten Zweck
  • Exporte in unverschlüsselte Tabellen
  • Fehlende Unterscheidung zwischen Lieferant, Kunde und Bewerber

portalIO Visit: Privacy by Design

portalIO Visit ist für den DACH-Mittelstand gebaut: Hosting in Deutschland, AES-256-Verschlüsselung, Mandantentrennung und granulare Rollen. Besucher sehen nur, was nötig ist; Admins steuern Löschfristen und Zugriffe zentral.

Kombinieren Sie Visit mit portalIO Trust, wenn neben Besucherprozessen auch Hinweisgeberschutz nach HinSchG relevant ist – eine Plattform, ein Login, einheitliche Compliance-Logik.

Häufige Fragen

Für viele deutsche Unternehmen ist EU- oder DE-Hosting Pflicht. portalIO Visit wird in Deutschland gehostet. Prüfen Sie bei jedem Anbieter AVV, Subunternehmer und Datenflüsse – unabhängig von Marketingversprechen.

Typisch: Name, Firma, Kontaktdaten, Kennzeichen, Ausweisdaten (falls erfasst), Fotos, Check-in-Zeitpunkt und Host-Zuordnung. Sobald Personen identifizierbar sind, gilt die DSGVO.

Nicht zwingend. Oft greifen berechtigte Interessen (Werkschutz, Sicherheit) oder vertragliche Notwendigkeit. Einwilligungen sind sinnvoll bei Marketing-Kommunikation oder optionaler Fotoverarbeitung. Dokumentieren Sie die Rechtsgrundlage pro Zweck.

Rollenbasierte Zugriffe, Verschlüsselung, Audit-fähige Protokolle, konfigurierbare Speicherfristen und AVV-Prozesse. Hosting in Deutschland, Entwicklung durch die AIDA ORGA Dortmund GmbH.

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