Ratgeber
Besucherverwaltung DSGVO-konform: Datenschutz, AVV & Löschkonzepte
Für Datenschutz, IT und Empfang: von AVV bis Löschkonzept – verständlich formuliert, ohne Juristen-Deutsch.
Datenschutz beginnt am Empfang
Besucherverwaltung ist oft der erste Kontakt zwischen externen Personen und Ihrer IT-Landschaft. Papierlisten auf dem Tresen sind weder DSGVO-tauglich noch revisionssicher. Digitale Lösungen schaffen Struktur – wenn Rechtsgrundlage, Zweckbindung und Löschung geklärt sind.
Datenschutzbeauftragte und IT-Security früh einbinden: Welche Daten sind wirklich nötig? Wer darf sie sehen? Wie lange werden sie gespeichert?
Pflichten für Unternehmen im Überblick
Diese Punkte gelten unabhängig vom Tool. portalIO Visit unterstützt Sie technisch bei der Umsetzung.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem SaaS-Anbieter
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren
- Rechtsgrundlage pro Verarbeitungszweck dokumentieren
- Speicherfristen und Löschkonzept definieren
- Zugriffsrechte nach Rollen (Empfang, HR, Security, Admin)
- Technische Maßnahmen: Verschlüsselung, Logging, Backups
- Informationspflichten gegenüber Besuchern
Typische Fehler vermeiden
In Audits fallen immer wieder dieselben Lücken auf – vermeidbar mit klaren Prozessen.
- Unbegrenzte Speicherung von Besucherhistorien
- Zu viele Admin-Konten ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Fotos oder Ausweiskopien ohne dokumentierten Zweck
- Exporte in unverschlüsselte Tabellen
- Fehlende Unterscheidung zwischen Lieferant, Kunde und Bewerber
portalIO Visit: Privacy by Design
portalIO Visit ist für den DACH-Mittelstand gebaut: Hosting in Deutschland, AES-256-Verschlüsselung, Mandantentrennung und granulare Rollen. Besucher sehen nur, was nötig ist; Admins steuern Löschfristen und Zugriffe zentral.
Kombinieren Sie Visit mit portalIO Trust, wenn neben Besucherprozessen auch Hinweisgeberschutz nach HinSchG relevant ist – eine Plattform, ein Login, einheitliche Compliance-Logik.
Häufige Fragen
DSGVO-Anforderungen mit portalIO Visit besprechen
AVV, Rollenmodell und Löschkonzept gehen wir in einem unverbindlichen Gespräch durch – auf Augenhöhe mit Datenschutz und IT.