Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die AIDA ORGA Dortmund GmbH. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Zugriffen auf Ihr Endgerät zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG), z. B. für Analyse und Marketing oder den Newsletter.
• Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), z. B. für Kundenkonto, Testzugang, Bestellung und Nutzung der Plattform.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), z. B. für handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), z. B. für den sicheren Betrieb der Website, den Schutz vor Missbrauch und die Beantwortung von Anfragen. Technisch erforderliche Zugriffe auf Ihr Endgerät stützen wir auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Website und Plattform werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Dateien (z. B. Logos und Anhänge) speichern wir in einem Objektspeicher von Hetzner in Deutschland. Hetzner ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig.

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeiten wir technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer sowie Browser und Betriebssystem. Das ist erforderlich, um die Seiten auszuliefern und den sicheren Betrieb zu gewährleisten, etwa zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logdaten speichern wir nur so lange, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und löschen sie anschließend; Daten, die zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden, bis zu dessen Abschluss.

Wir verwenden technisch erforderliche Cookies und Einträge im lokalen Speicher Ihres Browsers, etwa das Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung, Sicherheits-Cookies gegen Formular-Missbrauch und die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl (Schlüssel cookie-consent und cookie-consent-date). Diese Speicherungen sind für die von Ihnen gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Alle anderen Dienste – Analyse (Abschnitt 6) und Marketing (Abschnitt 7) – setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein, die Sie über unser Cookie-Banner nach Kategorien erteilen können. Ohne Einwilligung werden die entsprechenden Skripte nicht geladen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen:

Cookie-Einstellungen öffnen

Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Analyse“) nutzen wir Google Analytics 4 von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und sie zu verbessern. Dabei werden Cookies gesetzt und Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, Interaktionen, Gerät, ungefährer Standort) verarbeitet. Die IP-Adresse wird von Google gekürzt und nicht gespeichert. Auf internen Bereichen der Plattform und auf Seiten mit persönlichen Links (z. B. Einladungen) findet keine Analyse statt.

Wir verwenden den Google Consent Mode im Modus „Basic“: Das Google-Skript wird erst geladen, nachdem Sie eingewilligt haben. Ohne Einwilligung werden keine Daten an Google übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Es kann zu einer Übermittlung in die USA kommen; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO). Analysedaten werden nach Ablauf der in Google Analytics eingestellten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Marketing“) nutzen wir Google Ads von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. So können wir messen, ob Besucher über unsere Anzeigen zu uns gelangen und z. B. eine Demo anfragen (Conversion), und Anzeigen für Personen ausspielen, die unsere Website bereits besucht haben. Hierfür werden Cookies gesetzt und Nutzungsdaten sowie Online-Kennungen an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); zur Übermittlung in die USA gilt Abschnitt 6 entsprechend. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

Auf einigen Seiten binden wir Videos von YouTube ein (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Wir nutzen dafür eine Zwei-Klick-Lösung über die Domain youtube-nocookie.com: Erst wenn Sie auf „Video abspielen“ klicken, wird eine Verbindung zu YouTube hergestellt. Dabei werden Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite und technische Daten an Google übermittelt; beim Abspielen kann YouTube Daten in Ihrem Browser speichern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Zur Übermittlung in die USA gilt Abschnitt 6 entsprechend.

Die auf unserer Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.

Öffentliche Formulare (z. B. Warteliste, öffentliche Terminbuchung und bestimmte Anmeldungen) schützen wir mit Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Turnstile prüft anhand technischer Merkmale Ihres Browsers und Ihrer IP-Adresse, ob die Eingabe von einem Menschen stammt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Spam und automatisierten Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die technische Erforderlichkeit für das von Ihnen genutzte Formular (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für die Buchung von Demo- und Beratungsterminen nutzen wir den Terminbuchungsdienst cituro der cituro GmbH, Peter-Dörfler-Straße 30, 86199 Augsburg. Wenn Sie einen Termin buchen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wunschtermin und Anmerkungen) über unseren Server an cituro übermittelt und dort zur Terminverwaltung und für Terminbestätigungen gespeichert. cituro ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden gelöscht, wenn sie für die Durchführung und Nachbereitung des Termins nicht mehr benötigt werden.

Wenn Sie sich für die Warteliste eines noch nicht verfügbaren Produkts eintragen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben, um Sie über den Start zu informieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können, z. B. per E-Mail an uns. Nach dem Widerruf oder wenn der Zweck erreicht ist, löschen wir Ihre Daten.

Für unseren Newsletter verwenden wir das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie die Anmeldung bestätigen. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihren Namen sowie Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung als Nachweis. Den Versand betreiben wir mit der Software Listmonk auf eigenen Servern (mail.portal-io.de).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder per E-Mail abbestellen. Nach der Abmeldung löschen wir Ihre Daten; die E-Mail-Adresse können wir in einer Sperrliste speichern, um zu verhindern, dass Ihnen erneut Newsletter zugehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Soziale Netzwerke: Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei LinkedIn, Facebook und Instagram. Es handelt sich um einfache Links; Daten werden erst übertragen, wenn Sie einen Link anklicken und die Seite des jeweiligen Netzwerks aufrufen.

Für ein Kundenkonto oder einen Testzugang verarbeiten wir Ihre Registrierungsdaten (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, gegebenenfalls Telefonnummer und Passwort, das wir ausschließlich als Hash speichern). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kostenlose Testzugänge laufen in der Regel 30 Tage. Nach Ablauf wird der Zugang gesperrt und die Daten werden noch 90 Tage aufbewahrt, damit Sie bei einer Bestellung weiterarbeiten können. Wird bis dahin kein Vertrag geschlossen, löschen wir das Konto und die darin gespeicherten Daten endgültig. Daten eines Kundenkontos löschen wir nach Vertragsende gemäß der Auftragsverarbeitungsvereinbarung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kostenpflichtige Abonnements schließen Sie über den Bezahldienst Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Ihre Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder Kontodaten) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Wir übermitteln an Stripe Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Rechnungsanschrift und das gewählte Paket. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten; dabei kann es zu Übermittlungen in die USA kommen (EU-US Data Privacy Framework). Details: Datenschutzerklärung von Stripe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungen und buchungsrelevante Unterlagen bewahren wir entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Pflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Bei der Anmeldung und Nutzung der Plattform verarbeiten wir Nutzerkontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Abteilung), Anmeldezeitpunkte, ein Sitzungs-Cookie sowie Protokolle sicherheitsrelevanter Aktionen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zu unserem Kunden bzw. unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Hat Ihr Unternehmen die Anmeldung über Microsoft Entra ID eingerichtet, werden Sie zur Anmeldung an Microsoft weitergeleitet (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Wir erhalten dabei Name, E-Mail-Adresse und eine Kennung Ihres Kontos.

Daten, die Kunden in portalIO verarbeiten – etwa Besucherdaten, Hinweise, Termine, Schichten oder Zutrittsdaten – verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO) nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Verantwortlich ist in diesen Fällen der Kunde, z. B. das Unternehmen, das Sie besuchen. Bitte wenden Sie sich mit Fragen und Anliegen zu diesen Daten an das jeweilige Unternehmen; wir unterstützen es bei der Beantwortung.

Kunden können ihre Kalender von Google oder Microsoft 365 anbinden, z. B. um Termine oder Besuche zu synchronisieren. Die Anbindung wird ausschließlich vom Kunden aktiviert. Dabei werden Termindaten (z. B. Titel, Zeitraum, Teilnehmer) zwischen portalIO und dem jeweiligen Kalenderdienst ausgetauscht. Zugriffsschlüssel speichern wir verschlüsselt. Der Kalenderdienst wird vom Kunden selbst beauftragt und verarbeitet die Daten nach dessen Vertrag mit Google bzw. Microsoft.

Besucher können ihren Besucherausweis optional in Apple Wallet oder Google Wallet speichern. Den Apple-Wallet-Pass erzeugen wir auf unserem Server und übertragen ihn direkt auf Ihr Gerät. Beim Hinzufügen zu Google Wallet übermitteln wir die Ausweisdaten (z. B. Name, Unternehmen, Besuchszeitraum, Zugangscode) an Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Nutzung ist freiwillig; ohne Wallet steht der Ausweis weiterhin im Browser und per E-Mail zur Verfügung. Die Verarbeitung in der Wallet-App erfolgt nach den Bedingungen von Apple bzw. Google.

Wenn Sie in Ihrem Browser Push-Benachrichtigungen erlauben, speichern wir die vom Browser erzeugte Push-Adresse und schicken Ihnen darüber Hinweise, z. B. zu neuen Aufgaben. Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers (z. B. Google, Apple, Mozilla); die Inhalte sind dabei verschlüsselt. Sie können die Erlaubnis jederzeit in den Browser-Einstellungen widerrufen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

System-E-Mails (z. B. Einladungen, Bestätigungen, Benachrichtigungen) versenden wir über den E-Mail-Server der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Auftragsverarbeiter. Hat ein Kunde einen eigenen E-Mail-Server hinterlegt, werden dessen E-Mails darüber versendet.

Für die Anwendung portalIO Done gilt ergänzend die Datenschutzerklärung portalIO Done.

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist: an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister, die überwiegend als Auftragsverarbeiter weisungsgebunden tätig sind, sowie an Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Übermittlungen in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgen nur bei den ausdrücklich genannten Diensten und auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Soweit in dieser Erklärung keine konkrete Frist genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Bei einer Einwilligung speichern wir die Daten bis zu deren Widerruf. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtliche) bleiben unberührt; in diesem Fall schränken wir die Verarbeitung bis zum Fristablauf ein.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu formlos an die oben genannten Kontaktdaten.

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Bewerbungsunterlagen verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ohne die als Pflicht gekennzeichneten Angaben können wir eine Anfrage, eine Registrierung oder einen Vertrag jedoch nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.