Anbieter der Plattform portalIO ist die

(im Folgenden „AIDA ORGA Dortmund GmbH“ oder „wir“). Diese Bedingungen gelten für die Bereitstellung der Software-as-a-Service-Plattform portalIO und ihrer Module, insbesondere portalIO Visit, Trust, Booking, Shift, Access und Ticket, einschließlich Zusatzleistungen wie Wallet-Pässe und Kalender-Anbindungen.

Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge:

1. individuell vereinbarter Vertrag, Angebot oder Auftragsbestätigung,
2. die Auftragsverarbeitungsvereinbarung in allen Fragen des Datenschutzes,
3. diese Besonderen Bedingungen,
4. die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der AIDA ORGA Dortmund GmbH.

Für den kostenlosen Checklisten-Bereich von portalIO Done gelten eigene Nutzungsbedingungen. Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.

portalIO richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Wer für einen Kunden bestellt, versichert, dazu berechtigt zu sein.

Der Vertrag kommt entweder online zustande, indem der Kunde ein Paket im Checkout verbindlich bestellt und wir die Bestellung durch Freischaltung des Zugangs oder per E-Mail bestätigen, oder durch Annahme eines Angebots bzw. unsere Auftragsbestätigung. Darstellungen auf der Website sind kein bindendes Angebot.

• Testphase im Checkout: Bei Online-Bestellungen beginnt das Abonnement mit einer kostenlosen Testphase von 30 Tagen, sofern im Checkout angegeben. Wird nicht vor Ablauf gekündigt, geht es danach automatisch in das gebuchte kostenpflichtige Abonnement über; die hinterlegte Zahlungsmethode wird dann erstmals belastet.
• Kostenlose Testzugänge ohne Bestellung enden automatisch nach der angegebenen Dauer. Danach wird der Zugang gesperrt; die Daten bleiben 90 Tage erhalten, damit der Kunde bei einer Bestellung nahtlos weiterarbeiten kann. Kommt bis dahin kein Vertrag zustande, löschen wir den Testzugang mit allen Daten endgültig.
• Testzugänge dienen der Erprobung. Sie sollen keine Echtdaten Dritter enthalten, soweit das vermeidbar ist; eine Verfügbarkeit wird nicht zugesagt.

Wir stellen die gebuchten Module zur Nutzung über das Internet bereit. Umfang, Anzahl der Nutzer, Standorte und Zusatzleistungen ergeben sich aus der Bestellung bzw. dem Vertrag und der Leistungsbeschreibung auf der Website zum Zeitpunkt der Bestellung. Die Software läuft auf unseren Servern; eine Überlassung des Quellcodes oder eine Installation beim Kunden ist nicht geschuldet.

Wir entwickeln portalIO laufend weiter und spielen Updates ohne gesonderte Vereinbarung ein. Wir dürfen Funktionen ändern oder ersetzen, wenn der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird. Anbindungen an Dienste Dritter (z. B. Microsoft 365, Google-Kalender, Apple Wallet, Google Wallet) hängen von deren Schnittstellen ab; ändert ein Anbieter seine Schnittstelle, passen wir die Anbindung in angemessener Zeit an.

Hardware (z. B. Lesegeräte, Terminals, Karten) und Vor-Ort-Leistungen wie Montage, Schulung und Einrichtung sind nur geschuldet, wenn sie gesondert vereinbart sind; dafür gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Wir betreiben portalIO in Rechenzentren in Deutschland und bemühen uns um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote gilt nur, wenn sie individuell vereinbart ist. Planbare Wartungsarbeiten führen wir möglichst außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch und kündigen sie vorab an. Nicht als Ausfall gelten Störungen, die wir nicht zu vertreten haben, etwa Störungen des Internets außerhalb unseres Einflussbereichs, höhere Gewalt oder Ausfälle beim Kunden.

• Zugangsdaten sind geheim zu halten. Der Kunde legt Nutzer nur für berechtigte Personen an, entzieht Zugänge ausgeschiedener Personen unverzüglich und informiert uns bei Verdacht auf Missbrauch.
• Der Kunde ist für die Inhalte und Daten verantwortlich, die er in portalIO verarbeitet, und für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung. Dazu gehört, Besucher, Beschäftigte und andere Betroffene zu informieren und, wo erforderlich, Mitbestimmungsrechte (z. B. des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei Schichtplanung oder Zutrittskontrolle) zu wahren.
• Der Kunde nutzt portalIO nicht missbräuchlich, insbesondere nicht für rechtswidrige Inhalte, zum Versand unerwünschter Nachrichten, zur Überlastung oder zum Ausforschen der Systeme.
• Für eigene E-Mail-Server, Identitätsanbieter (z. B. Microsoft Entra ID) und Kalender, die der Kunde anbindet, ist der Kunde verantwortlich.

Es gelten die bei Vertragsschluss angegebenen Preise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Abonnements werden im Voraus für den gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) berechnet. Online-Bestellungen werden über unseren Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt; bei individuellen Verträgen erhält der Kunde eine Rechnung, zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Ist der Kunde mit einer Zahlung mehr als 30 Tage in Verzug, dürfen wir den Zugang nach vorheriger Ankündigung mit einer Frist von mindestens 14 Tagen sperren. Die Daten bleiben während der Sperre erhalten.

Preisänderungen kündigen wir mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform an. Sie gelten frühestens ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Bei einer Erhöhung kann der Kunde zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen; darauf weisen wir in der Ankündigung hin.

• Monatliche Abonnements laufen auf unbestimmte Zeit und können jederzeit zum Ende des laufenden Monats gekündigt werden.
• Jährliche Abonnements können jederzeit zum Ende des laufenden Vertragsjahres gekündigt werden; ohne Kündigung verlängern sie sich um ein weiteres Jahr.
• Für individuelle Verträge gelten die dort vereinbarten Laufzeiten und Fristen.
• Die Kündigung ist im Kundenportal oder in Textform (z. B. E-Mail an info@aida-dortmund.de) möglich. Wir können ordentlich mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen.
• Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Die Daten, die der Kunde in portalIO verarbeitet, bleiben seine Daten. Soweit es sich um personenbezogene Daten handelt, verarbeiten wir sie ausschließlich in seinem Auftrag nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die mit Vertragsschluss Bestandteil des Vertrags wird. Wie wir eigene Daten (z. B. Vertrags- und Abrechnungsdaten) verarbeiten, erklärt die Datenschutzerklärung.

Vor Vertragsende kann der Kunde seine Daten über die Export-Funktionen herunterladen oder eine Übergabe in einem gängigen Format verlangen. Nach Vertragsende löschen wir die Daten nach den Regeln der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Wir dürfen anonymisierte, nicht auf den Kunden oder Personen rückführbare Nutzungsdaten (z. B. Anzahl der Anmeldungen je Modul) zur Verbesserung von portalIO auswerten.

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, portalIO im vereinbarten Umfang für eigene Zwecke zu nutzen und seinen Nutzern sowie seinen Besuchern und Partnern im vorgesehenen Umfang zugänglich zu machen. Eine darüber hinausgehende Weitergabe, Vermietung oder Bearbeitung der Software ist nicht gestattet.

Für Mängel gelten die Vorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB) mit folgenden Maßgaben: Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Wir beseitigen Mängel in angemessener Frist, auch durch Umgehungslösungen. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

• Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit wir eine Garantie übernommen haben.
• Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlte Vergütung.
• Für den Verlust von Daten haften wir im Rahmen der vorstehenden Absätze nur bis zu dem Aufwand, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung zur Wiederherstellung nötig gewesen wäre. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.
• Diese Regelungen gelten auch für unsere Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.

Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite, die ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werden, auch nach Vertragsende vertraulich. Wir dürfen den Kunden mit Namen und Logo als Referenz nennen, wenn er zustimmt.

Wir können diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dies wegen geänderter Rechtslage, neuer Funktionen oder geänderter Leistungen von Dienstleistern erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Änderungen teilen wir mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Inkrafttreten, gelten sie als angenommen; darauf weisen wir in der Mitteilung hin. Widerspricht er, gelten die bisherigen Bedingungen weiter; beide Seiten können dann zum Inkrafttreten kündigen. Änderungen der Hauptleistungen und Preise sind davon ausgenommen (siehe Ziffer 8).

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Dortmund, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Wir dürfen auch am Sitz des Kunden klagen. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.